Bouwen aan dialoog - Engagementen voor een samenwerkingsgericht voortraject tussen architecten en lokale besturen met het oog op een vlotte vergunningsaanvraag

Overheden, initiatiefnemers van bouwprojecten en hun adviseurs streven naar duurzame gebouwen en kwaliteitsvolle ruimtelijke ontwikkelingen. Dat doen ze binnen een context van grote maatschappelijke uitdagingen en verantwoordelijkheden en een toegenomen complexiteit van zowel projecten als regelgeving. Om hieraan te kunnen beantwoorden, zijn ze bereid om de nodige tijd en energie in te investeren in het uittekenen en beoordelen van een concreet project.

Ze bundelen elkaars expertise zodat ze de probleemstelling vanuit verschillende invalshoeken kunnen bekijken en potentiële oplossingen zo goed mogelijk kunnen beoordelen. Voor het tot een omgevingsvergunningsaanvraag komt, is er m.a.w. vaak al heel wat contact tussen initiatiefnemer of zijn adviseur en de overheid. In de meeste gevallen ligt de bevoegdheid over de uiteindelijke omgevingsvergunningsaanvraag bij de gemeente, en meestal bereiden architecten deze aanvragen voor.

Binnen dat voortraject naar een omgevingsvergunningsaanvraag kunnen de contacten heel uitlopend van aard zijn. Van een eerder eenvoudige vraag via mail of telefoon tot een voorbespreking waarbij een project dat bijna klaar is om te worden ingediend wordt besproken op zijn slaagkansen.

De maximale termijnen waarbinnen een beslissing moet vallen over een vergunningsaanvraag zijn behoorlijk kort. En omdat bovendien de vergunningsaanvragen waarbij de medewerking van de architect noodzakelijk is volledig digitaal verlopen, wint het voortraject aan belang. Een goed doorlopen voortraject verhoogt de slaagkansen om aan het eind van de rit een positieve beslissing over een aanvraag te krijgen.

Een goed georganiseerd voortraject kan ook de totale doorlooptijd van een project – van idee tot uitvoering ervan- verkorten. Dat is winst voor iedereen! Daarom vinden het Netwerk Architecten Vlaanderen (NAV), de Beroepsvereniging van Architecten (BVA), de Orde van Architecten en de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten (VVSG) het nuttig om een aantal principes over het voortraject op een rijtje te zetten. Die principes moeten ertoe bijdragen dat het voortraject goed is georganiseerd en vlot kan worden doorlopen.