VERKIEZINGEN 2023 - privacy policy kandidaten
POLICY TER BESCHERMING VAN DE PERSOONSGEGEVENS VAN ARCHITECT-LEDEN VAN DE ORDE VAN ARCHITECTEN EN KANDIDATEN VOOR DE VERKIEZINGEN VAN DE RADEN VAN DE ORDE 2023
Algemeen
We hechten een zeer groot belang aan de bescherming van uw privacy. We stellen alles in het werk om u te informeren, uw rechten te respecteren en het u toe te staan na te gaan wat er gebeurt met uw persoonsgegevens. Dit alles conform de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen inzake de verwerking van persoonsgegevens en het vrije verkeer van deze gegevens .
Deze policy ter bescherming van de persoonsgegevens (hierna “privacy policy” of “policy”) doelt erop alle betrokken natuurlijke personen, hierna “u” of “uw” genoemd, te informeren over de wijze waarop de Orde van Architecten - Vlaamse Raad dergelijke persoonsgegevens verzamelt en gebruikt, en over welke middelen de betrokken natuurlijke persoon beschikt om de toepassing ervan te controleren.
Deze privacy policy regelt uitsluitend de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de verkiezingen van de raden van de Orde van 2023 (hierna “Verkiezingen 2023”)
- Toepassingsgebied van de huidige privacy policy
Deze privacy policy zet de principes en richtlijnen uiteen voor de bescherming van uw persoonsgegevens die worden verzameld in het kader van de activiteiten van de Orde van Architecten – Vlaamse Raad.
Het begrip Persoonsgegevens beslaat alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Een persoon is “identificeerbaar” wanneer deze rechtstreeks of onrechtstreeks kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een of meer elementen die eigen zijn aan de betrokkene.
Om misverstanden te voorkomen, heeft deze privacy policy enkel betrekking op onze relaties met natuurlijke personen. In het geval van rechtspersonen geldt deze privacy policy enkel voor persoonsgegevens met betrekking tot natuurlijke personen die een rechtspersoon vertegenwoordigen (zoals mandaathouders, medewerkers of enig andere contactpersoon).
De “niet-persoonlijke gegevens” hebben daarentegen betrekking op informatie die de identificatie van een natuurlijke persoon niet mogelijk maakt.
- Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?
De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is de Orde van Architecten, met maatschappelijke zetel te 1000 Brussel, Kartuizersstraat 19/4, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen met het ondernemingsnummer 0218.024.227 (hierna “de Orde”, “wij” of “ons/onze”).
- Op wie heeft deze privacy policy betrekking?
Deze privacy policy heeft enkel betrekking op de persoonlijke gegevens van architecten tot op heden ingeschreven bij de Orde met dien verstande dat elk van hen zich kandidaat kan stellen voor de Verkiezingen 2023 (hierna de “Architecten”).
- Wat verstaan we onder “verwerking van persoonsgegevens”?
Met “verwerking van persoonsgegevens” wordt bedoeld elke verwerking van gegevens die aan u kunnen worden gekoppeld als natuurlijke persoon (bijv. naam, voornaam, leeftijd, geboortedatum- en plaats, adres, telefoonnummer, e-mail, etc.)
In dit geval zal de verwerking van persoonsgegevens worden uitgevoerd in samenwerking met de onderaannemer BLUEKRYPT SRL (KBO 0895.681.370).
- Welke persoonsgegevens mogen we verwerken?
De persoonsgegevens van Architecten, die zullen worden gecentraliseerd op het platform https://oa.evoting, zijn deze zoals bepaald door de wet van 26 juni 1963 tot instelling van een Orde van Architecten, het koninklijk besluit van 19 januari 2023 houdende uitvoering van de wet van 26 juni 1963 tot instelling van een Orde van Architecten en de beslissing van de Nationale Raad van 18 januari 1991, gewijzigd door deze van 4 juli 2003, met inbegrip van:
- naam en voornaam;
- leeftijd en geboortedatum;
- jaar van inschrijving bij de Orde;
- contactgegevens (telefoonnummer, emailadres, etc.);
- domicilieadres;
- foto (optioneel);
- persoonlijke voorstellingstekst, programma (optionele gegevens).
Deze gegevens worden op elektronische wijze verzameld middels de ingediende kandidaturen door de Architecten op het daartoe voorziene platform voor kandidaatstelling evenals via de persoonsgegevens die reeds in bezit van de Orde zijn vanwege de hoedanigheid van de kandidaat als lid van de Orde.
Deze gegevens kunnen eveneens verzameld worden op fysieke wijze door de Orde middels kandidaturen die per post worden opgestuurd, of die fysiek worden ingediend door de Architecten op de raad van de Orde waarbij zij zijn ingeschreven.
- Voor welke doeleinden gebruiken we de persoonsgegevens?
De verwerking van de persoonsgegevens van de Architecten behoort de opdracht toevertrouwd aan de Orde om verkiezingen van de Raden van de Orde te organiseren overeenkomstig de bepalingen van de wet van 26 juni 1963 tot instelling van een Orde van Architecten evenals het koninklijk besluit van 19 januari 2023 houdende uitvoering van de wet van 26 juni 1963 tot instelling van een Orde van Architecten.
In het kader van de ontvangst van de kandidaturen, gaat de Orde weliswaar over tot het onderzoek van deze laatste teneinde na te gaan of deze ten volle voldoen aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden voorzien in artikel 11, eerste lid, van de wet van 26 juni 1963 tot instelling van een Orde van Architecten.
Persoonsgegevens moeten worden verzameld en verwerkt om de Architecten die zich kandidaat stellen voor de Verkiezingen van 2023 en hun programma aan de kiezers voor te stellen, zodat ze kunnen stemmen op de kandidaat van hun keuze. Zo zullen bepaalde persoonsgegevens worden voorgesteld in de vorm van een kandidatenlijst en zullen deze dus worden gekoppeld aan andere persoonsgegevens van andere Architecten
Bepaalde relevante persoonsgegevens van Architecten die zich kandidaat stellen tijdens de Verkiezingen 2023 zullen toegankelijk worden gemaakt aan architecten en meer in het algemeen aan alle derden die de relevante platformen raadplegen gedurende de volledige duur van de stemming, die zal plaatsvinden van 28 september tot 12 oktober 2023.
- Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?
De persoonsgegevens met betrekking tot de kandidatuur zullen worden bewaard voor een termijn van zes maanden volgend op de datum van de Verkiezingen 2023 en dit teneinde de uitvoering van elke nuttig of noodzakelijk nazicht mogelijk te maken, evenals de behandeling van elke mogelijke betwisting.
Naar behoren wordt vastgelegd dat de afwezigheid van verwerking van persoonsgegevens met betrekking tot de Verkiezingen 2023 uiteraard geen enkel gevolg heeft voor de verwerking van gelijkaardige gegevens die eerder werden verwerkt door de Orde in het kader van haar overige opdrachten.
Daarom zullen alle persoonsgegevens die beschouwd worden als niet-essentieel worden verwijderd voor het onderzoek van een betwisting of een vordering.
- Hoe beschermen we uw persoonsgegevens?
-
- Onze technische en organisatorische maatregelen
Zowel de Orde als haar onderaannemer BLUEKRYPT SRL (KBO 0895.681.370) nemen alle nuttige en noodzakelijke maatregelen om de persoonsgegevens en vertrouwelijkheid te beschermen.
De technische maatregelen met betrekking tot deze specifieke verwerkingen werden grondig onderzocht en gevalideerd, en voldoen aan de hoogste veiligheidseisen.
-
- Waar worden uw persoonsgegevens bewaard?
Uw persoonsgegevens worden bewaard op computerservers op Europees grondgebied onder het beveiligde beheer van BLUEKRYPT SRL (KBO 0895.681.370).
- Veiligheidsmaatregelen bij onderaanneming
Wanneer de verwerking namens haar rekening moet worden uitgevoerd, beroept de Orde zich enkel op onderaannemers die voldoende waarborgen bieden wat betreft de implementatie van passende technische en organisatorische maatregelen zodat de verwerking voldoet aan de vereisten van deze privacy policy en de bescherming van uw rechten garandeert.
De onderaannemer neemt geen andere onderaannemer aan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming, specifiek of algemeen, vanwege de Orde. In het geval van een algemene schriftelijke toestemming, informeert de onderaannemer elke voorziene wijziging betreffende de toevoeging of wijziging van andere onderaannemers, waardoor de Orde de mogelijkheid heeft bezwaar te maken tegen deze wijzigingen.
De verwerking door een onderaannemer wordt geregeld door een overeenkomst of een andere juridische akte krachtens het recht van de Europese Unie of van een lidstaat. Deze overeenkomst of akte is bindend voor de onderaannemer ten aanzien van de Orde en omschrijft het voorwerp en de duur van de verwerking, de aard en het doel van de verwerking, het type persoonsgegevens en de categorieën van de betrokken personen, en de verplichtingen en de rechten van de Orde.
- Delen van persoonsgegevens
De persoonsgegevens van Architecten worden gedeeld met de juridisch assessoren van de raden van de Orde, de aangestelden, mandatarissen en werknemers van de Orde evenals de technische en IT-dienstverleners verantwoordelijk voor het platform waarop de kandidaturen beschikbaar zullen worden gesteld en waarop het elektronische stemproces wordt uitgevoerd, in dit geval BLUEKRYPT SRL (KBO 0895.681.370).
De persoonsgegevens van Architecten worden op geen enkele wijze doorgegeven buiten het Europese grondgebied.
- Technische gegevens
- Gebruik van cookies
Het platform gewijd aan de Verkiezingen 2023 gebruikt standaard verschillende soorten technische cookies die strikt noodzakelijk zijn voor het leveren van een dienst uitdrukkelijk gevraagd door de Kiezer (uitdrukken van een stem). Deze cookies zijn daarom essentieel. Het gaat meer bepaald om de beveiliging van de Website teneinde zich ervan te vergewissen dat geen enkele verkeerde of onbedoelde gebruiker toegang verkrijgt tot het stemsysteem. Het stemsysteem gebruikt geen advertentiecookies, noch cookies voor sociale netwerken of het meten van de bezoekersaantallen.
-
- Gebruik van trackingtools
Het platform gewijd aan de Verkiezingen 2023 maakt geen gebruik van externe trackingtools. Intern kunnen de stemtoepassing en de server uw navigatie registreren om de lopende (stem)verrichting te voltooien, voor het onderhoud en de beveiliging van het stemproces, alsook om Kiezers te kunnen helpen bij het indienen van hun stem.
- Welke zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen?
-
- Overzicht van uw rechten m.b.t. de privacy
- Uw recht van inzage
- U heeft het recht elk moment aan de Orde te vragen of we uw persoonsgegevens al dan niet verwerken. Indien wel, heeft u het recht deze gegevens te raadplegen en aanvullende informatie te verkrijgen wat betreft:
- De doeleinden van de verwerking;
- De toegepaste categorieën van persoonsgegevens;
- De ontvangers of categorieën van ontvangers (met name de ontvangers in derde landen);
- Indien mogelijk, de bewaartermijn of, indien niet mogelijk, de criteria ter bepaling van de bewaartermijn;
- Het bestaan van uw privacyrechten;
- Het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit;
- De informatie met betrekking tot de bron van de gegevens waarover wij beschikken indien deze persoonsgegevens zijn verkregen via een derde; en
- Het bestaan van een automatisch besluitvormingsproces.
U heeft eveneens het recht een gratis kopie te bekomen van de verwerkte gegevens, in een verstaanbare vorm. De Orde kan een redelijke vergoeding vragen om haar administratieve kosten te dekken voor elk bijkomend exemplaar dat u vraagt.
- Uw recht om uw persoonsgegevens aan te passen
U heeft het recht om onvolledige, foutieve, onaangepaste of verouderde persoonsgegevens onmiddellijk te laten aanpassen, onder voorbehoud van de naleving van het aanvraag-en validatieproces van de kandidaturen.
- Uw recht om gegevens te laten wissen (“het recht om vergeten te worden”)
Onder voorbehoud van naleving van de juridische voorschriften wat betreft de deelname aan de Verkiezingen 2023 die een bewaring van uw persoonsgegevens vereisen, heeft u het recht uw persoonsgegevens te laten wissen in de volgende gevallen:
- Uw persoonsgegevens zijn niet langer noodzakelijk voor het vervullen van het doel waartoe ze werden verzameld of worden verwerkt op een andere manier door de Orde;
- U trekt uw eerdere toestemming tot de verwerking in en er bestaat geen andere rechtsgrond waarop de Orde zich kan beroepen voor (het voortzetten van) de verwerking;
- U verzet zich tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en er bestaat geen rechtvaardiging waarop de Orde zich kan beroepen om de verwerking voort te zetten;
- Uw persoonsgegevens worden onrechtmatig verwerkt;
- Uw persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Gelieve rekening te houden met het feit dat we niet altijd alle gevraagde persoonsgegevens kunnen wissen, bijv. wanneer de verwerking ervan essentieel is voor de instelling, uitoefening en de onderbouwing van een vordering in rechte of omdat we er wettelijk toe verplicht zijn. We verschaffen u desgevallend meer informatie in het antwoord op uw vraag.
- Uw recht om de verwerking te beperken
U heeft het recht om een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te bekomen indien een van de volgende elementen van toepassing is:
- U betwist de juistheid van de persoonsgegevens: het gebruik ervan is beperkt gedurende een periode die de Orde toelaat de juistheid van de gegevens na te gaan;
- De verwerking van uw persoonsgegevens is onrechtmatig: in plaats van het wissen van uw gegevens vraagt u dat het gebruik ervan wordt beperkt;
- De Orde heeft uw gegevens niet meer nodig voor de doeleinden van de verwerking, maar u heeft deze nodig voor de vaststelling of instelling van een rechtsvordering: in de plaats van het wissen van de gegevens kan men de verwerking door de Orde beperken door bijvoorbeeld alle handelingen tijdelijk stop te zetten. Zo kan de betrokkene overgaan tot de vaststelling of instelling van een rechtsvordering;
- Zolang er geen beslissing is genomen wat betreft de uitoefening van uw recht tot bezwaar tegen de verwerking, vraagt u een beperking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.
- Uw recht op gegevensoverdraagbaarheid
U heeft het recht uw persoonsgegevens te verkrijgen. Dit is enkel van toepassing op de persoonsgegevens die u zelf heeft verschaft aan de Orde, op basis van een toestemming aan of een opdracht van de Orde. In alle andere gevallen kan u dus niet genieten van dit recht (bijvoorbeeld wanneer de verwerking van uw gegevens gebaseerd is op een wettelijke verplichting).
Twee aspecten zijn verbonden aan dit recht:
- U kan de persoonsgegevens in kwestie van de Orde verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm; en
- U kan de Orde vragen de persoonsgegevens in kwestie rechtstreeks over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. In dit geval bent u persoonlijk verantwoordelijk voor de juistheid en de veiligheid van het (e-mail)adres dat u verschaft voor de overdracht. De Orde heeft het recht uw vraag te weigeren indien de overdacht technisch niet mogelijk is.
- Uw recht van bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens
U heeft het recht om, op grond van uw specifieke situatie, zich te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens als de verwerking kadert in het gerechtvaardigd belang of het algemeen belang. De Orde zal de verwerking van uw persoonsgegevens staken, tenzij de Orde kan aantonen dat er legitieme en dwingende redenen zijn voor de verwerking die primeren op de uwe of indien de verwerking van de persoonsgegevens verband houden met instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering (bijvoorbeeld, de indiening van een verzoekschrift bij een rechtbank).
-
- In de praktijk
- Hoe kan ik mijn rechten betreffende de privacy uitoefenen?
U kan ons een e-mail sturen op vlaamse.raad@ordevanarchitecten.beof ons telefonisch bereiken op
Om uw inzagerecht te genieten en teneinde elke onrechtmatige publicatie van uw persoonsgegevens te voorkomen, moeten wij uw identiteit controleren. Bij twijfel of onjuistheid, zullen we u eerst om aanvullende informatie vragen (bij voorkeur een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart).
- Zijn er kosten aan verbonden?
U kunt uw rechten betreffende de privacy kosteloos uitoefenen, tenzij uw verzoek kennelijk ongegrond of onredelijk is, met name vanwege het repetitieve karakter ervan. In dat geval hebben we het recht en de keuze - overeenkomstig de privacywetgeving – (i) u een redelijke vergoeding aan te rekenen (rekening houdend met de administratieve kosten verbonden aan het verschaffen van de informatie of de gevraagde communicatie en de kosten verbonden aan het nemen van de gevraagde maatregelen), of (ii) te weigeren gevolg te geven aan uw verzoek.
- In welk formaat zal ik een antwoord ontvangen?
Indien u uw verzoek indient via elektronische weg, zal de informatie u indien mogelijk elektronisch bezorgd worden, tenzij u iets anders bepaald heeft in uw verzoek. We sturen u in ieder geval een beknopt, transparant, verstaanbaar en laagdrempelig antwoord.
- Wanneer zal ik antwoord krijgen?
We antwoorden zo snel mogelijk op uw verzoek, en in ieder geval in de maand volgend op de ontvangst van uw verzoek. Afhankelijk van de complexiteit en het aantal van de aanvragen, kan deze termijn indien nodig worden verlengd met twee maanden. In geval van verlenging van de termijn, informeren we u hiervan in de maand volgend op ontvangst van het verzoek.
- Wat kan ik doen bij gebrek aan gevolg aan mijn verzoek door de Orde?
We zullen u steeds in ons antwoord informeren wat betreft de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit en in beroep te gaan bij een rechter.
Vragen stellen aan de Orde
Voor meer informatie over de huidige privacy policy of voor elke klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van de Orde via privacy@ordevanarchitecten.be.
Toezichthouder
Voor klachten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens door de Orde, kan u zich richten tot de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel