VERKIEZINGEN 2023 - privacy policy kiezers
POLICY TER BESCHERMING VAN DE PERSOONSGEGEVENS VAN ARCHITECT-LEDEN VAN DE ORDE VAN ARCHITECTEN IN DE HOEDANIGHEID VAN KIEZER TIJDENS DE VERKIEZINGEN VAN DE RADEN VAN DE ORDE 2023
Algemeen
We hechten een zeer groot belang aan de bescherming van uw privacy. We stellen alles in het werk om u te informeren, uw rechten te respecteren en het u toe te staan na te gaan wat er gebeurt met uw persoonsgegevens. Dit alles conform de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen inzake de verwerking van persoonsgegevens en het vrije verkeer van deze gegevens.
Deze policy ter bescherming van de persoonsgegevens (hierna “privacy policy” of “policy”) doelt erop alle betrokken natuurlijke personen, hierna “u” of “uw” genoemd, te informeren over de wijze waarop de Orde van Architecten - Vlaamse Raad dergelijke persoonsgegevens verzamelt en gebruikt, en over welke middelen de betrokken natuurlijke persoon beschikt om de toepassing ervan te controleren.
Deze privacy policy regelt uitsluitend de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de verkiezingen van de raden van de Orde van 2023 (hierna “Verkiezingen 2023”)
- Toepassingsgebied van de huidige privacy policy
Deze privacy policy zet de principes en richtlijnen uiteen voor de bescherming van uw persoonsgegevens die worden verzameld in het kader van de activiteiten van de Orde van Architecten – Vlaamse Raad.
Het begrip Persoonsgegevens beslaat alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Een persoon is “identificeerbaar” wanneer deze rechtstreeks of onrechtstreeks kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een of meer elementen die eigen zijn aan de betrokkene.
Om misverstanden te voorkomen, heeft deze privacy policy enkel betrekking op onze relaties met natuurlijke personen. In het geval van rechtspersonen geldt deze privacy policy enkel voor persoonsgegevens met betrekking tot natuurlijke personen die een rechtspersoon vertegenwoordigen (zoals mandaathouders, medewerkers of enig andere contactpersoon).
De “niet-persoonlijke gegevens” hebben daarentegen betrekking op informatie die de identificatie van een natuurlijke persoon niet mogelijk maakt.
- Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?
De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is de Orde van Architecten, met maatschappelijke zetel te 1000 Brussel, Kartuizersstraat 19/4, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen met het ondernemingsnummer 0218.024.227 (hierna “de Orde”, “wij” of “ons/onze”).
- Op wie heeft deze privacy policy betrekking?
Deze privacy policy heeft enkel betrekking op de persoonlijke gegevens van architecten in hun hoedanigheid van kiezer in de Verkiezingen 2023 (hierna “Kiezers”).
- Wat verstaan we onder “verwerking van persoonsgegevens”?
Met “verwerking van persoonsgegevens” wordt bedoeld elke verwerking van gegevens die aan u kunnen worden gekoppeld als natuurlijke persoon (bijv. naam, voornaam, leeftijd, geboortedatum- en plaats, adres, telefoonnummer, e-mail, etc.).
Het begrip “verwerking” is ruim en dekt o.a. het verzamelen, registratie, organisatie, bewaring, actualisering, wijziging, opvraging, raadpleging, verspreiding of enige andere vorm van verstrekking, alignatie of combinatie, archivering, uitwissing of definitieve vernietiging van deze gegevens.
In dit geval zal de verwerking van persoonsgegevens worden uitgevoerd in samenwerking met de onderaannemer BLUEKRYPT SRL (KBO 0895.681.370).
- Welke persoonsgegevens mogen we verwerken?
De verwerkte gegevens behoren tot de volgende categorieën:
- identificatiegegevens;
- authenticatiegegevens;
- gegevens in verband met het uitbrengen van de stemmen evenals de browsergegevens.
De gegevens die gevraagd worden aan de Kiezers gedurende het stemproces moeten worden verstrekt, anders kan de stemming niet worden voltooid. Om het nazicht van het stemrecht mogelijk te maken, heeft de stemapplicatie toegang tot de kiezerslijst:
- naam;
- voornaam;
- aanspreektitel;
- email;
- stamnummer;
- geboortedatum;
- bevoegde raad van de Orde.
Het rijksregisternummer of bis-nummer wordt geenszins opgeslagen als leesbare tekst/ongecodeerd, noch in een omkeerbare vorm. Technisch gezien, worden IP-adressen (identificatie van een apparaat verbonden met het internet) die toegang hebben tot het stemsysteem, gebruikt om de lopende (stem)verrichting te vervolledigen evenals voor het onderhoud en de beveiliging van het stemproces.
Ten slotte heeft de Orde op niveau van de Kandidaten toegang tot de identificatiegegevens om de Kiezers toe te staan hun keuze uit te brengen (naam, voornaam) en de stemopneming van de Verkiezingen 2023 (geboortedatum) uit te voeren.
- Voor welke doeleinden gebruiken we de persoonsgegevens?
De verwerking van de persoonsgegevens van de Kiezers wordt toevertrouwd aan de Orde om verkiezingen van de raden van de Orde te organiseren overeenkomstig de bepalingen van de wet van 26 juni 1963 tot instelling van een Orde van Architecten evenals het koninklijk besluit van 19 januari 2023 houdende uitvoering van de wet van 26 juni 1963 tot instelling van een Orde van Architecten.
De Verkiezingen 2023 vinden elektronisch plaats via de website https://oa-evoting.be (de “Website”), het stemproces omvat de verwerking van persoonsgegevens van de Kiezers die verbinding maken met deze Website en de stemtoepassing gebruiken.
Het elektronische stemproces heeft tot doel de leden van de Orde in hun hoedanigheid van Kiezer toe te staan deel te nemen aan de Verkiezingen 2023. Daarnaast kan de Orde de op deze manier uitgebrachte stemmen tellen en valideren, evenals, indien nodig, een technische audit uitvoeren van de Verkiezingen 2023.
- Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?
De persoonsgegevens van de Kiezers worden bewaard in de stemtoepassing tot het einde van het verkiezingsproces. Ze worden verwijderd binnen een termijn van drie jaar ingaand op de dag volgend op de Verkiezingen 2023, en dit overeenkomstig artikel 3, 8° van het koninklijk besluit van 19 januari 2023 houdende uitvoering van de wet van 26 juni 1963 tot instelling van een Orde van Architecten.
De loggegevens (server, applicatie) die automatisch worden bekomen tijdens een verbinding met de Website en die IP-adresgegevens bevatten, worden bewaard voor een duurtijd van drie jaar na het einde van het elektronische verkiezingsproces (sluiting van het elektronische stemsysteem). Een archief dat de uitvoering van een audit van de Verkiezingen 2023 mogelijk maakt zal worden bewaard voor een periode van drie jaar.
- Hoe beschermen we uw persoonsgegevens?
-
- Onze technische en organisatorische maatregelen
Zowel de Orde als haar onderaannemer BLUEKRYPT SRL (KBO 0895.681.370) nemen alle nuttige en noodzakelijke maatregelen om de persoonsgegevens en vertrouwelijkheid te beschermen.
De technische maatregelen met betrekking tot deze specifieke verwerkingen werden grondig onderzocht en gevalideerd, en voldoen aan de hoogste veiligheidseisen.
-
- Waar worden uw persoonsgegevens bewaard?
Uw persoonsgegevens worden bewaard op computerservers op Europees grondgebied onder het beveiligde beheer van BLUEKRYPT SRL (KBO 0895.681.370).
- Veiligheidsmaatregelen bij onderaanneming
Wanneer de verwerking namens haar rekening moet worden uitgevoerd, beroept de Orde zich enkel op onderaannemers die voldoende waarborgen bieden wat betreft de implementatie van passende technische en organisatorische maatregelen zodat de verwerking voldoet aan de vereisten van deze privacy policy en de bescherming van uw rechten garandeert.
De onderaannemer neemt geen andere onderaannemer aan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming, specifiek of algemeen, vanwege de Orde. In het geval van een algemene schriftelijke toestemming, informeert de onderaannemer elke voorziene wijziging betreffende de toevoeging of wijziging van andere onderaannemers, waardoor de Orde de mogelijkheid heeft bezwaar te maken tegen deze wijzigingen.
De verwerking door een onderaannemer wordt geregeld door een overeenkomst of een andere juridische akte krachtens het recht van de Europese Unie of van een lidstaat. Deze overeenkomst of akte is bindend voor de onderaannemer ten aanzien van de Orde en omschrijft het voorwerp en de duur van de verwerking, de aard en het doel van de verwerking, het type persoonsgegevens en de categorieën van de betrokken personen, en de verplichtingen en de rechten van de Orde.
- Delen van persoonsgegevens
Voor het uitvoeren van de technische en ondersteunende diensten die verband houden met het stemsysteem, hebben de dienstverleners betrokken bij de infrastructuur (servers) en de stemtoepassing toegang tot de gegevens, enkel indien nodig, op basis van individuele en beperkte toegangen, in het kader van een overeenkomst die met name de naleving van de vertrouwelijkheid oplegt aan deze dienstverrichters.
Teneinde toezicht te kunnen houden op de Verkiezingen 2023, kunnen leden van de Orde ook gevraagd worden gegevens van Kiezers te verwerken.
Ten slotte, in geval van een audit of problemen betreffende de Verkiezingen 2023, kunnen leden van de Orde en/of een auditor aangesteld door de Orde toegang verkrijgen tot gegevens met betrekking tot het verloop van de Verkiezingen 2023 (echter nooit tot de inhoud van de stemming van de Kiezers, die geheim blijft).
- Technische gegevens
- Gebruik van cookies
De website gebruikt standaard verschillende soorten technische cookies die strikt noodzakelijk zijn voor het leveren van een dienst uitdrukkelijk gevraagd door de kiezer (uitbrengen van een stem). Deze cookies zijn daarom essentieel. Het gaat meer bepaald om de beveiliging van de Website teneinde zich ervan te vergewissen dat geen enkele verkeerde of onbedoelde gebruiker toegang verkrijgt tot het stemsysteem. Het stemsysteem gebruikt geen advertentiecookies, noch cookies voor sociale netwerken of het meten van de bezoekersaantallen.
-
- Gebruik van trackingtools
De website maakt geen gebruik van externe trackingtools. Intern kunnen de stemtoepassing en de server uw navigatie registreren om de lopende (stem)verrichting te voltooien, voor het onderhoud en de beveiliging van het stemproces, alsook om Kiezers te kunnen helpen bij het indienen van hun stem.
- Welke zijn uw rechten en hoe kan u deze uitoefenen?
Overeenkomstig de toepasselijke wettelijke bepalingen, beschikt u over verschillende rechten die technisch kunnen worden afgedwongen. De uitoefening van deze rechten kan echter aan beperkingen worden onderworpen vanwege het bestaan van wettelijke verplichtingen of overwegingen van zuiver technische aard.
Overzicht van uw rechten m.b.t. de privacy
- Uw recht van inzage
- U heeft het recht elk moment aan de Orde te vragen of we uw persoonsgegevens al dan niet verwerken. Indien wel, heeft u het recht deze gegevens te raadplegen en aanvullende informatie te verkrijgen wat betreft:
- De doeleinden van de verwerking;
- De toegepaste categorieën van persoonsgegevens;
- De ontvangers of categorieën van ontvangers (met name de ontvangers in derde landen);
- Indien mogelijk, de bewaartermijn of, indien niet mogelijk, de criteria ter bepaling van de bewaartermijn;
- Het bestaan van uw privacyrechten;
- Het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit;
- De informatie met betrekking tot de bron van de gegevens waarover wij beschikken indien deze persoonsgegevens zijn verkregen via een derde; en
- Het bestaan van een automatisch besluitvormingsproces.
U heeft eveneens het recht een gratis kopie te bekomen van de verwerkte gegevens, in een verstaanbare vorm. De Orde kan een redelijke vergoeding vragen om haar administratieve kosten te dekken voor elk bijkomend exemplaar dat u vraagt.
- Uw recht om uw persoonsgegevens aan te passen
U heeft het recht om onvolledige, foutieve, onaangepaste of verouderde persoonsgegevens onmiddellijk te laten aanpassen, onder voorbehoud van de naleving van het aanvraag-en validatieproces van de kandidaturen.
- Uw recht om gegevens te laten wissen (“het recht om vergeten te worden”)
Onder voorbehoud van naleving van de juridische voorschriften wat betreft de deelname aan de Verkiezingen 2023 die een bewaring van uw persoonsgegevens vereisen, heeft u het recht uw persoonsgegevens te laten wissen in de volgende gevallen:
- Uw persoonsgegevens zijn niet langer noodzakelijk voor het vervullen van het doel waartoe ze werden verzameld of worden verwerkt op een andere manier door de Orde;
- U trekt uw eerdere toestemming tot de verwerking in en er bestaat geen andere rechtsgrond waarop de Orde zich kan beroepen voor (het voortzetten van) de verwerking;
- U verzet zich tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en er bestaat geen rechtvaardiging waarop de Orde zich kan beroepen om de verwerking voort te zetten;
- Uw persoonsgegevens worden onrechtmatig verwerkt;
- Uw persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Gelieve rekening te houden met het feit dat we niet altijd alle gevraagde persoonsgegevens kunnen wissen, bijv. wanneer de verwerking ervan essentieel is voor de instelling, uitoefening en de onderbouwing van een vordering in rechte of omdat we er wettelijk toe verplicht zijn. We verschaffen u desgevallend meer informatie in het antwoord op uw vraag.
- Uw recht om de verwerking te beperken
U heeft het recht om een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te bekomen indien een van de volgende elementen van toepassing is:
- U betwist de juistheid van de persoonsgegevens: het gebruik ervan is beperkt gedurende een periode die de Orde toelaat de juistheid van de gegevens na te gaan;
- De verwerking van uw persoonsgegevens is onrechtmatig: in plaats van het wissen van uw gegevens vraagt u dat het gebruik ervan wordt beperkt;
- De Orde heeft uw gegevens niet meer nodig voor de doeleinden van de verwerking, maar u heeft deze nodig voor de vaststelling of instelling van een rechtsvordering: in de plaats van het wissen van de gegevens kan men de verwerking door de Orde beperken door bijvoorbeeld alle handelingen tijdelijk stop te zetten. Zo kan de betrokkene overgaan tot de vaststelling of instelling van een rechtsvordering;
- Zolang er geen beslissing is genomen wat betreft de uitoefening van uw recht van bezwaar tegen de verwerking, vraagt u een beperking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.
- Uw recht op gegevensoverdraagbaarheid
U heeft het recht uw persoonsgegevens te verkrijgen. Dit is enkel van toepassing op de persoonsgegevens die u zelf heeft verschaft aan de Orde, op basis van een toestemming aan of een opdracht van de Orde. In alle andere gevallen kan u dus niet genieten van dit recht (bijvoorbeeld wanneer de verwerking van uw gegevens gebaseerd is op een wettelijke verplichting).
Twee aspecten zijn verbonden aan dit recht:
- U kan de persoonsgegevens in kwestie van de Orde verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm; en
- U kan de Orde vragen de persoonsgegevens in kwestie rechtstreeks over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. In dit geval bent u persoonlijk verantwoordelijk voor de juistheid en de veiligheid van het (e-mail)adres dat u verschaft voor de overdracht. De Orde heeft het recht uw vraag te weigeren indien de overdacht technisch niet mogelijk is.
- Uw recht van bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens
Gezien de juridische gevolgen verbonden aan de deelname van de Verkiezingen 2023 van de raden van de Orde (artikel 10 van de wet van 26 juni 1963 tot Instelling van een Orde van Architecten), kan het recht van bezwaar niet worden toegepast op straffe van volledige belemmering van het stemproces alsook de verplichting rustende op de Kiezers om deel te nemen aan deze verkiezingen.
In de praktijk
- Hoe kan ik mijn rechten betreffende de privacy uitoefenen?
U kan ons een e-mail sturen op vlaamse.raad@ordevanarchitecten.beof ons telefonisch bereiken op
Om uw inzagerecht te genieten en teneinde elke onrechtmatige publicatie van uw persoonsgegevens te voorkomen, moeten wij uw identiteit controleren. Bij twijfel of onjuistheid, zullen we u eerst om aanvullende informatie vragen (bij voorkeur een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart).
- Zijn er kosten aan verbonden?
U kunt uw rechten betreffende de privacy kosteloos uitoefenen, tenzij uw verzoek kennelijk ongegrond of onredelijk is, met name vanwege het repetitieve karakter ervan. In dat geval hebben we het recht en de keuze - overeenkomstig de privacywetgeving – (i) u een redelijke vergoeding aan te rekenen (rekening houdend met de administratieve kosten verbonden aan het verschaffen van de informatie of de gevraagde communicatie en de kosten verbonden aan het nemen van de gevraagde maatregelen), of (ii) te weigeren gevolg te geven aan uw verzoek.
- In welk formaat zal ik een antwoord ontvangen?
Indien u uw verzoek indient via elektronische weg, zal de informatie u indien mogelijk elektronisch bezorgd worden, tenzij u iets anders bepaald heeft in uw verzoek. We sturen u in ieder geval een beknopt, transparant, verstaanbaar en laagdrempelig antwoord.
- Wanneer zal ik antwoord krijgen?
We antwoorden zo snel mogelijk op uw verzoek, en in ieder geval in de maand volgend op de ontvangst van uw verzoek. Afhankelijk van de complexiteit en het aantal van de aanvragen, kan deze termijn indien nodig worden verlengd met twee maanden. In geval van verlenging van de termijn, informeren we u hiervan in de maand volgend op ontvangst van het verzoek.
- Wat kan ik doen bij gebrek aan gevolg aan mijn verzoek door de Orde?
We zullen u steeds in ons antwoord informeren wat betreft de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit en in beroep te gaan bij een rechter.
Vragen stellen aan de Orde
Voor meer informatie over de huidige privacy policy of voor elke klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van de Orde via privacy@ordevanarchitecten.be.
Toezichthouder
Voor klachten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens door de Orde, kan u zich richten tot de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel